Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot koordiniert große Sprachmodelle (LLMs) mit den Inhalten des Microsoft Graph im eigenen Tenant. Wenn ein Nutzer in Word, Excel, PowerPoint, Outlook oder Teams eine Anfrage stellt, verarbeitet Copilot den Prompt durch Grounding: Er ruft relevante Daten aus dem Tenant ab (E-Mails, Kalender, Dateien, Chats), übergibt sie zusammen mit dem Prompt an das LLM und gibt die Antwort in der jeweiligen App aus. Der Zugriff ist strikt berechtigungsgebunden: Copilot sieht nur Inhalte, auf die der anfragende Nutzer selbst Zugriff hat.

Die Verarbeitung findet innerhalb der Microsoft-365-Dienstgrenze statt. Daten verlassen die Microsoft-Infrastruktur nicht, es sei denn, Anthropic- oder OpenAI-Subprozessoren sind aktiviert (Anthropic: opt-in in EU default-off; OpenAI als Subprozessor: ab 24.07.2026 default-on für kommerzielle Kunden, Admin kann deaktivieren).

Neben dem direkten Assistenten in den M365-Apps steht Copilot Chat zur Verfügung (Graph-Grounding, Web-Suche). Copilot Chat ohne Add-on-Lizenz ist ein separates Produkt ohne DPA-Deckung für die KI-Inhalte.

Zusätzliche Funktionen umfassen vorgefertigte Agents (Researcher, Analyst, Facilitator) sowie die Erweiterbarkeit über Copilot Studio. Die Architektur setzt auf Entra-ID-Authentifizierung und ehrt vorhandene Conditional-Access-Richtlinien und MFA.

Microsoft agiert beim Einsatz von Microsoft 365 Copilot als Auftragsverarbeiter (Data Processor) im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die nutzende Organisation ist Verantwortliche (Controller). Die Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA) gilt automatisch mit dem Abonnement eines kommerziellen Microsoft-365-Dienstes, einschließlich Business Premium. Einer gesonderten DPA-Unterzeichnung bedarf es nicht.

Der Anwendungsbereich ist ein generisches Produktivitätstool; verarbeitete Daten richten sich vollständig nach dem Inhalt des Tenants und dem Nutzungsverhalten. Je nach Einsatzkontext können besondere Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO (z.B. Gesundheitsinformationen in E-Mails, politische Meinungen in Dokumenten) in den Verarbeitungsbereich fallen. Eine Vorabprüfung der im Tenant gespeicherten Daten ist für die DSGVO-Einordnung erforderlich.

Drittlandtransfers: Standardmäßig erfolgt Speicherung für EU-Kunden in der EU (EU Data Boundary). Verarbeitung durch Anthropic (opt-in, EU default-off) oder OpenAI als Subprozessor (ab 24.07.2026 default-on) führt zu Verarbeitung in den USA. Die DPA verankert Standardvertragsklauseln (SCC) als Transfer-Grundlage. Eine DPF-Zertifizierung von Microsoft ist allgemein bekannt, war aber zum Prüfzeitpunkt nicht im Register verifizierbar.

Ausnahme Web-Search: Wenn Copilot Chat Web-Suchanfragen stellt, handelt Microsoft für diese Anfragen als Controller unter dem Microsoft Services Agreement, nicht als Processor unter der DPA.

Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 lit. b): Microsoft dokumentiert explizit, dass Prompts, Antworten und Daten aus Microsoft Graph nicht zum Training von Basismodellen verwendet werden. Das entspricht einer klaren Zweckbeschränkung auf die unmittelbare Serviceerbringung. Optionales Nutzerfeedback wird ebenfalls nicht zum LLM-Training genutzt. Quelle: Data, Privacy, and Security.

Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c): Copilot greift berechtigungsbasiert auf Tenant-Daten zu. Das Minimierungsrisiko liegt beim Berechtigungskonzept der Organisation: Überprovisionierte Rechte führen zu unnötig breitem Datenzugriff durch den Assistenten. SharePoint Advanced Management und Restricted SharePoint Search werden als Kontrollmaßnahmen empfohlen.

Integrität und Vertraulichkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. f): Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung, logische Mandantentrennung und physische Sicherheitskontrollen sind dokumentiert. Quelle: Isolation Controls.

Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2): DPA gilt automatisch, ISO 42001 mit Copilot-Scope, Purview-Audit-Logs vorhanden. Die Organisation als Deployer muss eigene Nachweise der kontrollierten Nutzung erbringen (Berechtigungskonzept, Nutzungsrichtlinie, Schulungsnachweise Art. 4 EU AI Act).

Typische Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) trägt den Einsatz für vertragsbezogene Tätigkeiten (z.B. Vertragsentwürfe, Kundenkommunikation). Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse) kommt für interne Effizienzmaßnahmen in Betracht, sofern eine Interessenabwägung dokumentiert ist. Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) ist als Grundlage für Nutzerdaten in der Regel nicht praktikabel, da Copilot systemweit greift.

Auftragsverarbeitungsverhältnis: Microsoft handelt als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die DPA regelt die Weisungsgebundenheit, Subprozessoren und Transfer-Grundlagen. Art. 28 Abs. 3 DSGVO-Anforderungen sind durch die DPA abgedeckt.

Drittlandtransfer-Grundlage (Art. 44 ff.): SCC sind in der DPA verankert. Bei Aktivierung von OpenAI als Subprozessor oder Anthropic-Modellen erfolgen Transfers in die USA; die SCC-Grundlage gilt dann für diese Transfers. Quelle: Enterprise Data Protection.

Kritischer Punkt: Web-Search-Anfragen aus Copilot Chat stellen einen separaten Controller-to-Controller-Datenstrom dar (Microsoft als Controller, MSA als Grundlage) und benötigen eine eigenständige Rechtsgrundlage beim Einsatz im Unternehmenskontext, falls dabei personenbezogene Daten enthalten sind.